Im Rahmen der Teilnahme an Online-Besprechungen werden personenbezogene Daten von Ihnen durch den jeweils Verantwortlichen verarbeitet und für die Dauer gespeichert, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke und gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Im Folgenden werden Sie darüber informiert, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).
Die Durchführung von Online-Besprechungen erfolgt durch die Gesellschaften der Investa-Gruppe, die einen gemeinsamen Microsoft 365 Tenant nutzen. Die jeweils einladende Gesellschaft ist grundsätzlich Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Eine Übersicht zur Investa-Gruppe finden Sie unter investa.de sowie weiterführende Informationen zum Datenschutz unter Datenschutz Investa Real Estate.
Die Investa Real Estate nutzt Microsoft Teams zur Durchführung von Online‑Besprechungen, um eine effiziente und standortunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen. Hierzu zählen insbesondere Abstimmungen, Projektbesprechungen, Kundentermine sowie interne Koordinationsgespräche.
Zur Unterstützung der Nachbereitung und Dokumentation von Besprechungen können situativ Funktionen zur automatisierten Transkription sowie zur KI‑gestützten Zusammenfassung (z. B. über Microsoft Copilot) eingesetzt werden. Diese dienen dazu, Besprechungsinhalte strukturiert festzuhalten, Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren, die Qualität und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsergebnissen zu unterstützen und – je nach Kontext – die Teilhabe von Besprechungsteilnehmenden zu erleichtern (z. B. im Hinblick auf Barrierefreiheit).
Die Nutzung dieser Funktionen erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Besprechungsdokumentation, der Nachvollziehbarkeit von Arbeitsergebnissen sowie der Unterstützung der internen Zusammenarbeit und nicht zu Zwecken der Leistungs‑ oder Verhaltenskontrolle von Teilnehmenden.
Eine weitergehende automatisierte Auswertung von Kommunikationsinhalten, insbesondere im Sinne von Stimmungs‑, Emotions‑ oder Sentiment‑Analysen oder vergleichbaren Profiling‑Funktionen, findet nicht statt.
Im Rahmen der Teilnahme an einer Online-Besprechung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dies umfasst insbesondere Ihre Identifikations- und Kommunikationsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Organisation) sowie Inhalte, die im Rahmen der Besprechung entstehen.
Abhängig von Ihrer Nutzung und den aktivierten Funktionen können zusätzlich folgende Daten verarbeitet werden:
Eine dauerhafte Aufzeichnung der Besprechung (Audio und/oder Video) erfolgt nur, wenn diese Funktion aktiv gestartet wird. In diesem Fall werden alle Teilnehmer hierüber im System deutlich informiert.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Online-Besprechungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Durchführung von Besprechungen sowie in der strukturierten Dokumentation und Nachverfolgung von Ergebnissen.
Die Nutzung von Transkriptions- und KI-gestützten Zusammenfassungsfunktionen erfolgt in hierfür geeigneten Besprechungskontexten. Hierzu zählen insbesondere fachliche Abstimmungen, Projekt- oder Informationsmeetings sowie – auch unter Beteiligung externer Teilnehmer – beispielsweise Abstimmungstermine mit Kunden oder Geschäftspartnern, Präsentationen, Angebots- oder Projektgespräche sowie Workshops.
In Besprechungssituationen mit erhöhtem Vertraulichkeits- oder Sensibilitätsgrad wird der Einsatz solcher Funktionen vorab geprüft und unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände gegebenenfalls eingeschränkt oder unter zusätzlichen Voraussetzungen durchgeführt. Dies betrifft sowohl interne als auch externe Gesprächsformate, insbesondere wenn personenbezogene oder anderweitig schutzwürdige Inhalte im Vordergrund stehen.
Eine gesonderte Einwilligung ist grundsätzlich nicht erforderlich, sofern die Verarbeitung im beschriebenen Rahmen erfolgt und die Teilnehmer transparent informiert werden.
Die Nutzung von Transkriptions- oder KI-gestützten Funktionen wird im Rahmen der Besprechung systemseitig angezeigt. Zusätzlich erfolgt ein Hinweis bereits im Vorfeld, beispielsweise in der Besprechungseinladung. Fragen oder Bedenken zur Verarbeitung personenbezogener Daten können jederzeit über die bekannten Ansprechpartner, insbesondere den Datenschutzbeauftragten, adressiert werden.
Zur Durchführung der Online-Besprechungen setzen wir Microsoft Teams ein, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland.
Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, soweit dies für die Durchführung der Besprechung erforderlich ist oder gesetzliche Verpflichtungen bestehen.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb des für unseren Microsoft-365-Tenant maßgeblichen EU-Datenraums. In bestimmten Fällen können jedoch Zugriffe oder Übermittlungen in Drittstaaten, insbesondere in die USA, nicht vollständig ausgeschlossen werden, etwa im Rahmen technischer Betriebs- oder Supportprozesse. Microsoft stützt solche Übermittlungen nach eigener Dokumentation auf geeignete Garantien, insbesondere auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework sowie – soweit einschlägig – auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Besprechung erforderlich ist.
Transkripte und automatisch erzeugte Zusammenfassungen werden im Einklang mit internen Richtlinien sowie gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nicht.
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, besteht ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Ein Widerspruch führt zu einer erneuten Prüfung im Einzelfall. Eine pauschale Entfernung einzelner Inhalte ist nicht zwingend erforderlich; vielmehr wird im Einzelfall geprüft, wie dem Widerspruch angemessen Rechnung getragen werden kann, etwa durch Einschränkung der Verarbeitung, organisatorische Maßnahmen oder – soweit erforderlich – Löschung.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
Investa Real Estate Datenschutz-Team
Düsseldorfer Strasse 15
65760 Eschborn
datenschutzteam@investa.de
Betroffenenanfragen, insbesondere etwaige Inanspruchnahme von Betroffenenrechten werden intern an die jeweils aufgrund der Verarbeitung zuständige verantwortliche Stelle weitergeleitet. Sie können alternativ auch die unter Datenschutz Investa Real Estate verlinkten spezifischen Anfrageformulare verwenden.
Die Investa Real Estate bzw. die einzelnen oben genannten Gesellschaften haben Datenschutzbeauftragte bestellt. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten und unser Datenschutz-Team unter:
Investa Real Estate Datenschutz-Team
– An den Datenschutzbeauftragten –
Düsseldorfer Strasse 15
65760 Eschborn
Per E-Mail: datenschutz@investa.de
Diese Datenschutzinformation ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Investa-Gruppe und konkretisiert die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von Online-Besprechungstools.
Zur Geltendmachung von Betroffenenrechten oder für Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten sowie für Auskunftsersuche, Anregungen oder Beschwerden steht Ihnen unser Datenschutz-Team (Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordinatoren) bevorzugt über unser Webformular zur Verfügung. Alternativ erreichen Sie das Datenschutz-Team auch unter folgender E-Mailadresse: datenschutzteam@investa.de
Für Datenschutzanfragen im Zusammenhang mit verbundenen Gesellschaften stehen Ihnen darüber hinaus die folgenden Formulare zur Verfügung:
Datenschutzanfragen Hybrick
Datenschutzanfragen Berlin Marienpark
Datenschutzanfragen The Plant
Datenschutzanfragen Werkstadt Sendling
Datenschutzanfragen Goldberg Solid Investment GmbH
Weiterführende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Investa-Gruppe entnehmen Sie bitte unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.